회사는 직원들이 업무를 하는 공간이 필요합니다. 어떤 일을 하는 회사인지에 따라 사무 공간의 입지와 구성은 달라질 수 있겠지만, 기업의 목적인 이윤 창출을 할 수 있는 최적의 공간을 찾는 것도 매우 중요한 일입니다.

무엇보다 회사라는 조직은 계속해서 변하기 마련입니다. 다양한 상황이나 변수에 따라서 그 규모가 커지기도 하고 직원의 수도 달라집니다. 살아있는 생물처럼 회사가 변하는 과정에서 사무실 이전을 고려해야 하는 시기는 반드시 올 수밖에 없습니다.

그렇다고 사무실 이전을 하는 일이 빈번하게 일어나지는 않습니다. 영업 조직을 새로 개설하거나 지점 관리를 많이 하는 특성의 회사를 제외하고서는 일반적으로 회사를 이전하는 빈도는 그리 높지 않습니다. 보통 사무실의 임대차 계약들은 3~5년 정도를 기본으로 하고, 또 상황에 따라 계약이 연장되는 일이 더 많기 때문입니다. 무엇보다 사무실을 이전하는 데에는 비용이 많이 들고 부수적으로 해야 하는 것들도 많다 보니 쉽게 이전을 결정하는 일은 드문 편입니다.

자주 있는 일이 아니다 보니, 인사총무나 경영지원 담당자가 갑자기 사무실 이전을 검토해야 하는 상황이 오면 당황할 수밖에 없습니다. 어떤 것부터 검토해야 할지 내부에 정확한 가이드라인이 없는 상태라면 더욱 막막할 것입니다. 이번 글에서는 사무실 이전을 검토해야 하는 상황이 온다면 먼저 기준을 잡아야 할 것들에 대해 살펴보고자 합니다.

일반적으로 사무실 이전 시에는 임대 에이전트를 활용하는 경우가 많은데, 이때 아래 3가지 사항들에 대해 명확한 가이드라인을 주는 것이 의사 결정을 내릴 수 있는 후보 리스트를 받아 보는 데 큰 도움이 됩니다.

1. 이전하고자 하는 지역

부동산에서 가장 중요한 것은 바로 입지입니다. 어느 곳으로 이전할지는 아마도 회사의 업종이나 상황에 따라 다를 수밖에 없습니다. 다양한 상황들을 고려하여 회사가 어느 곳으로 옮겨갈지가 정해져야, 이를 기준으로 다른 의사 결정들이 수월하게 이루어질 수 있습니다.

만약 특정 지역을 정해 놓지 않고 대략적인 면적만 가지고 임대 에이전트에게 의뢰를 한다면, 여러 차례의 시행착오를 거쳐 결국 특정 지역을 정하는 것에서부터 다시 시작하게 될 것입니다.

담당자가 회사 이전 업무가 처음이라면, 주요 업무 권역인 도심, 강남, 여의도, 분당·판교 등을 살펴보고 우리 회사와 가장 잘 어울리는 지역에서부터 검토를 시작해 보는 것도 좋은 방법입니다.

2. 임직원의 수와 업무 문화

다음으로 사무실을 결정하는 데 중요한 것이 면적입니다. 현재 임직원 수는 몇 명이고, 사무실을 사용하는 형태와 면적이 어느 정도인지가 결정되어야 합니다. 왜냐하면 상업용 부동산 임대 시장의 공실은 수시로 변하기 때문에, 그에 맞는 면적을 찾기 위해서는 사용하고자 하는 임대 면적에 대한 기준이 필요합니다.

또한 빌딩의 운영이나 임대 정책에 따라서 공간의 분할이 가능한 곳도 있고 불가능한 곳도 있습니다. 앞서 언급한 것처럼 빌딩은 설계나 기본 평면이 제각각이기 때문에 특정 면적에 딱 맞는 곳을 찾기가 어렵습니다. 그래서 정확한 면적보다는 최솟값과 최댓값 면적을 정하여 그 범위 안에서 찾겠다는 접근 방식으로 임대 면적을 검토하는 것이 필요합니다.

그리고, 회사에 따라 회의실을 많이 사용하거나 휴게 공간을 더 많이 확보하고자 하는 경우 등 업무 문화에 따른 공간 활용이 다르기 때문에, 이를 고려한 임대 면적 산정이 중요합니다.

3. 사용 가능한 예산

이렇게 검토 가능한 지역과 공간을 사용하는 임직원의 수를 예측하고 나면, 마지막으로 사용 가능한 예산의 범위가 어느 정도인지에 대해서도 정해져야 합니다. 사실 회사의 경우 비용 측면에서의 검토가 가장 중요한 요소이기 때문에, 검토 가능한 예산의 범위에 따라 어떤 빌딩에 어느 정도의 규모로 들어갈 수 있는지가 결정된다고도 할 수 있습니다.

예를 들어, 이전하고자 하는 목적이 비용보다 인재 채용이나 더 나은 근무 환경인 경우에는 조금 더 유연한 선택을 할 수 있는 후보지가 늘어날 수 있겠지만, 반대로 비용 절감이 목적이라면 보수적으로 이전 지역을 선택하고, 사용 가능 면적도 컴팩트하게 줄일 수 있는 방법을 고려해야 할 것입니다.

마무리하며

위에서 살펴본 3가지 사항들은 서로 긴밀하게 연관된 것들이기 때문에, 이 요소들을 종합적으로 고려하여 이전하고자 하는 사무실을 찾아야 합니다. 사실 현업을 하면서 느낀 것은, 3가지 모두를 충족하는 사무실을 찾는다는 것이 생각보다 쉽지 않다는 점입니다.

오피스 빌딩은 기준 평형이나 면적이 어느 정도 정해져 있는 아파트나 주택과 같지 않기 때문입니다. 각기 다른 평면과 임대료 기준, 그리고 계속해서 변하는 계약 기준이나 공실 현황들을 고려하여 나에게 딱 맞는 공간을 찾아내기가 쉽지 않습니다.

그래서 현명한 의사 결정을 내리기 위해서는 3가지 기준 가운데 어떤 것에 더 중점을 둘 것인지 가중치를 정해 놓고 의사 결정을 하는 것이 좋습니다. 회사가 이전해야 하는 목적이 지역을 옮기는 것인지, 아니면 비용 절감을 위한 것인지 등의 기준을 명확히 하고, 그 가이드라인에 맞는 사무실을 우선적으로 선택하는 것이 의사 결정에 도움이 될 수 있습니다.

또한 사무실 이전을 위한 의사 결정에 있어 중요한 것은 충분한 시간을 확보하는 것입니다. 사무 공간을 둘러보고 임대차 계약서를 협의하고 인테리어 공사를 하는 대략의 시간만 계산해 보더라도 수개월이 걸리는 프로젝트임을 예상할 수 있습니다. 그러므로 계약 만기가 너무 임박해서 준비를 시작하기보다는, 현재 사용하는 면적이나 회사 상황을 고려하여 여유 있게 검토를 시작하는 것이 좋은 사무실을 찾는 첫걸음이 될 것입니다.