만약 여러분이 어느 날 갑자기 사무실 이전 업무를 담당하게 되었다면, 사실 어떤 일부터 처리해야 할지 막막할 것입니다. 대부분 이전 계획부터 세워보게 될 것입니다. 보통 이사를 가야 할 곳에 모든 초점이 맞춰지기 마련이지만, 중요한 것은 지금 쓰고 있는 사무실은 어떻게 정리할 것인지를 먼저 생각해야 한다는 점입니다.

현재 우리 사무실의 임대차계약 기간이 언제까지이고 계약을 정리하기 위한 조건 등은 어떠한지 계약 현황에 대해 알고 난 다음에 순차적으로 계획을 세울 수가 있습니다. 그러기 위해서 가장 먼저 살펴봐야 하는 것은 임대차계약서입니다. 사실 임대차계약서도 계약을 체결할 때에는 정말 열심히 보았던 문서이지만 현업을 하다 보면 읽어볼 일이 거의 없습니다. 그래서 퇴거 시에는 어떤 것들을 중점적으로 살펴봐야 하는지 몇 가지 항목들을 정리해 봤습니다.

1 ) 임대차계약 기간

가장 먼저 살펴볼 것은 임대차계약 기간입니다. 계약 체결 시점은 언제였고, 계약이 종료되는 날짜를 먼저 확인해야 합니다. 임대차계약이 종료되는 날을 확인했다면 이 날을 기준으로 삼고 회사 이전 준비를 시작해야 합니다. 그래서 적어도 현재 임대차계약이 종료되는 날에는 새로 이전하는 사무실에서 직원들이 일을 할 수 있어야 합니다. 이렇게 떠나야 하는 날이 정해지면 이제 하나씩 해야 할 일들을 일정에 맞게 배치할 수 있습니다.

간혹, 임대차계약 기간이 경과한 경우도 있을 수 있습니다. 재계약 협의를 하지 않았거나 임대인과 임차인이 서로 챙기지 않고 그냥 시간이 지나기도 합니다. 계약 기간이 지났으니 마음대로 나갈 수 있다고 생각하면 안 됩니다. 그런 경우에는 임대차계약서의 자동 연장 조항을 살펴봐야 합니다. 보통 오피스 빌딩의 계약서에는 만료 해지에 대한 통지가 없다면 1년 단위로 자동 연장이 되도록 하는 조항이 있습니다. 해지에 대한 통지를 하지 않았다면 추가로 1년 동안 임대차계약을 유지해야 하는 것입니다.

2 ) 계약의 해지 가능 여부

임대차계약서의 기간 다음으로 중요한 것은 해지와 관련된 조항입니다. 임대차계약의 해지는 계약 기간이 만료되어 이를 통지하는 만료해지와, 임대차계약 기간 중에 계약을 종료할 수 있는 중도해지로 나눠볼 수 있습니다. 임대차계약 체결 시에 어떻게 협의를 했느냐에 따라 그 내용이 달라질 수 있기 때문에, 회사 이전 업무 담당자는 이 조항부터 꼼꼼하게 살펴봐야 합니다.

앞서 살펴본 것처럼 임대차계약을 해지하기 위해서는 만료 해지에 대한 통지가 필요합니다. 임대인에게 사전에 통지를 해야 계약을 해지할 수 있습니다. 임대차계약서 협의 시 어떻게 조율했는지에 따라 다르겠지만, 계약 해지 통지 기간은 보통 3개월 전, 또는 6개월 전, 길게는 1년 전에 통지를 하기도 합니다. 따라서 계약 종료를 준비하려면 언제 임대인에게 통지를 해야 하는지 잘 살펴봐야 합니다.

또, 중도해지가 가능하도록 임대차계약을 체결한 경우도 있습니다. 임차인이 사전 통지 후에 계약 해지가 가능하도록 조항이 있다면 퇴거 시점을 계약 만기 전으로 할 수도 있습니다. 다만, 이런 종류의 계약에는 일정 기간 동안은 임대계약을 유지해야 하는 의무임대 기간이 포함되기도 하니 이를 확인해야 합니다.

3 ) 원상복구

일반적으로 사무실은 회사마다 원하는 디자인으로 인테리어를 꾸미고 사용합니다. 임차인이 퇴거를 할 때에는 사무실을 원상태로 돌려놓고 나가야 합니다. 그런데 이 원상복구에 대한 기준이 임대인과 임차인의 시각과 해석이 다른 경우가 종종 발생하기도 합니다. 그래서 정확히 원상복구를 어떤 수준까지 해야 하는지에 대해서도 담당자는 확인해야 합니다.

원상복구는 통상적으로 다음 임차인이 들어와서 바로 인테리어 공사를 할 수 있는 상태로 돌려놓는 것을 말하는데, 사전에 인수했던 현황 사진을 찍어 두거나 원상복구의 범위에 대해 명확하게 기술해 놓을 필요가 있습니다.

또, 사무실 이전 담당자들이 헷갈리기 쉬운 부분은 원상복구 완료 시점입니다. 원상복구를 하기 위해서는 사무실을 비우고 공사를 해야 하고, 입주 시에 진행하는 인테리어 공사 기간만큼은 아니지만 시간이 걸릴 수밖에 없는 작업입니다. 이 공사 기간을 충분히 고려해야 하는 것은 기본이고, 원상복구의 완료 시점은 임대차계약 기간 종료 시까지라는 것을 잊지 말아야 합니다.

원상복구 공사는 임대차계약 기간이 만료되고 시작하는 것이라고 생각하기가 쉽기 때문에, 이를 잘못 알고 일정을 짜다 보면 혼선이나 실수가 생길 수 있으니 주의해야 합니다. 만약 원상복구 기간이 임대차계약 기간을 초과하면, 임대차계약에 따라 공간을 사용한 것에 대한 임대료와 관리비는 물론, 경우에 따라 명도 지연에 따른 패널티를 납부해야 할 수도 있습니다.

4 ) 비용의 정산과 권리설정 해지

다음으로 사용하고 있는 사무실에 대한 비용 정산입니다. 퇴거할 때에는 임대료 및 관리비 등을 정산해야 하고, 경우에 따라서 원상복구를 하지 않고 퇴거한다면 이런 비용들에 대한 납부 및 정산 협의를 임대인과 해야 합니다. 특히, 기본 관리비 이외에 사무실을 사용하면서 추가로 사용했던 전기료나 추가 냉난방비 등 실비성 관리비의 정산과, 다른 부가 서비스들을 이용했다면 이에 대한 계산도 정확히 따져봐야 합니다.

이렇게 납부해야 할 비용 정산이 마무리되었다면, 보증금 반환 절차에 따라 입주할 때 받았던 보증금을 돌려받는 것도 일정에 맞게 준비해야 합니다. 혹시라도 이전하는 곳에 활용해야 할 자금의 사용 일정에 차질이 생기지 않도록 대비할 수 있습니다. 마지막으로 보증금이 반환되고 나면 근저당 설정이나 전세권 설정 등 권리설정 했던 것을 해지하고 퇴거할 수 있도록 준비해야 합니다. 사무실 이전 이후에 권리설정이 해지되지 않아 먼 거리에서 서류를 주고받는 불편함을 없앨 수 있습니다.

마무리하며

사무실 이전을 준비할 때는 무작정 새 사무실 계획부터 세우기보다, 지금 가진 임대차계약서를 차근차근 점검하는 것이 우선입니다. 계약 종료일과 자동 연장 조항으로 떠나야 할 날을 가늠하고, 해지 통지 기간을 미리 확인하고, 원상복구의 범위와 완료 시점을 계약 기간 내로 맞추고, 마지막으로 비용 정산과 보증금 반환, 권리설정 해지까지 일정에 포함해 두어야 합니다. 이 네 가지를 미리 파악해 두는 것만으로도 막연했던 이전 준비가 구체적인 일정으로 바뀌고, 예상치 못한 일정 차질이나 추가 비용을 막을 수 있습니다.