지난번에는 사무실 이전을 위해 가장 먼저 살펴봐야 하는 것으로 임대차계약서에 대해 설명을 드렸습니다. 기본 계약서를 면밀히 검토했다면, 다음은 이전할 곳을 찾아봐야 할 차례입니다.

사무실 이전이 처음이라면, 무조건 체크해야 할 필수 항목!_(1) 임대차계약서!

회사가 사무실을 이전하는 목적에 따라 옮겨갈 권역을 미리 정해 놓은 경우도 있을 것이고, 직원 수에 맞는 공간을 먼저 찾아야 하는 경우도 있을 것입니다. 이처럼 저마다의 목적에 따라 원하는 사무실을 찾는 기준이 전부 다릅니다. 그래서 가장 먼저 정해야 할 것이 다음 3가지 가이드라인입니다.

1. 이전하고자 하는 권역이나 위치

2. 사무실 임대료·관리비 예산

3. 직원의 수

1. 어느 빌딩으로 이전할지 확인해 보기

위의 기준이 어느 정도 정해졌다면, 이제 어느 빌딩으로 이전할지 스스로 학습해 보는 시간을 가지는 것이 좋습니다. 가장 손쉽게 해볼 수 있는 것은 당연히 인터넷 검색입니다. 요즘은 빌딩의 임대 현황이나 공실을 알려주는 플랫폼도 다양하게 나와 있습니다.

또한 임대 마케팅을 위해 블로그나 홈페이지 등을 통해 빌딩 정보를 제공하는 에이전트들도 활발하게 활동하고 있어서, 원하는 빌딩이 있다면 온라인만으로도 충분히 정보를 얻을 수 있습니다. 게다가 지도 서비스의 로드뷰를 활용하면 주변 인프라도 손쉽게 확인할 수 있습니다.

부동산자산관리회사나 임대전문에이전트가 발송하는 임대안내문을 받아 보는 것도 도움이 됩니다. 회사마다 정기적으로 발송하는 임대안내문에는 공실 정보가 상세하게 잘 나와 있습니다. 몇몇 회사의 안내문만 훑어봐도 이전할 사무실에 대한 기본적인 사항들을 확인할 수 있습니다.

이렇게 인터넷을 찾아보고 임대안내문을 살펴보다 보면, 사무실 이전을 한 번도 해보지 않았더라도 기본적인 지식을 갖출 수 있게 됩니다. 이제는 사무실 이전 시 필요한 몇 가지 전문 지식과 용어만 알면 좀 더 쉽게 처리할 수 있습니다.

2. 사무실 임대료 비교하기

앞서 설명한 것처럼 사무실 이전에서 가장 중요한 것은 아무래도 정해진 예산입니다. 여러 면에서 적합하더라도 예산에 맞지 않는 사무실로 이전하기는 어렵기 때문입니다. 그래서 사무실 이전 시 발생하는 임대료와 관리비가 얼마나 되는지 계산할 수 있는 기본 지식이 필요합니다.

우리가 사무실로 사용하는 오피스 빌딩은 똑같이 생긴 것이 하나도 없습니다. 보통 빌딩은 임차인이 실제로 사용할 수 있는 전용면적과, 로비나 복도 등 다른 사람들과 공유하여 사용하는 공용면적으로 나누어집니다. 그래서 실제로 임차인이 사용할 수 있는 전용면적이 빌딩의 전용률에 따라 달라집니다. 그러다 보니 다양한 빌딩을 비교하려면 동일한 기준을 적용할 필요가 생깁니다.

그래서 알아야 할 개념이 바로 NOC(순점유비용, Net Occupancy Cost)입니다. 순점유비용의 개념은 사실 단순합니다. 월간 평당 임대료와 관리비를 전용률로 환산하여 계산한 것을 말합니다.

수식으로는 다음과 같습니다.

NOC = (평당 임대료 단가 + 평당 관리비 단가) ÷ 전용률

보통 임대료와 관리비를 월 단위로 납부하기 때문에, 이 금액을 빌딩의 전용률로 나누면 빌딩을 임차했을 때 발생하는 비용을 동일한 기준에서 비교해 볼 수 있습니다.

이 외에 무상임대 기간(Rent Free)이라는 용어와 인테리어 공사기간(Fit-out Period)이라는 용어에 대해서도 알고 있어야 합니다. 임차인에게 혜택을 줘서 임대 마케팅을 할 때 사용하는 것으로, 임대료 납부를 면제해 주는 것을 무상임대 기간이라고 합니다. 예를 들어 임대차 계약 기간 동안 연간 1~3개월씩 제공하기도 하는데, 이는 임차인의 계약 조건이나 임대차 시장 상황에 따라 달라집니다. 이와 함께 인테리어 공사기간을 제공해서 이 기간 동안에는 관리비만 납부하고 임대료를 면제해 주기도 하는데, 이를 Fit-out Period라고 합니다.

3. 임대에이전트 선정

이렇게 어느 권역으로 이전할지 확인하면서 기본적인 오피스 임대차 시장에 대한 이해도가 어느 정도 갖춰졌다면, 다음으로는 임대에이전트를 선정하는 것이 좋습니다. 실제로 공실이 나와 있는 빌딩을 조사하고 분석해서 자료를 제공해 줄 수 있는 임차대행사를 선택해 위임하는 것이 업무를 효과적으로 처리하는 방법입니다.

임차대행사를 선정하는 것만으로도 많은 업무를 대행해 주기 때문에 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다. 무엇보다 임대인과 협의하는 과정에서 적절한 조언을 받을 수 있어 협상력을 높일 수 있습니다. 또한 찾고자 하는 기준에 맞는 임대 공간을 찾아 주고, 추후 사전 조사를 위해 현장을 방문할 때 일정을 조율해 주는 역할도 하게 됩니다. 경험 많고 능력 있는 임대에이전트를 선정하는 것만으로도 회사 이전 업무에 큰 도움을 받을 수 있습니다.

마무리하며

사무실을 찾는 과정은 결국 앞서 정한 3가지 가이드라인, 즉 이전할 권역과 위치, 임대료·관리비 예산, 직원의 수에서 출발합니다. 이 기준이 명확해야 인터넷 검색과 임대안내문을 통해 후보 빌딩을 추려낼 수 있고, NOC나 무상임대 기간, 인테리어 공사기간 같은 개념을 알아야 서로 다른 빌딩의 비용을 동일한 잣대로 비교할 수 있습니다. 그리고 이러한 기본기가 갖춰졌을 때 비로소 임대에이전트와도 제대로 된 협의를 이어갈 수 있습니다.

사실 현업에서 느끼는 것은, 이 모든 과정을 혼자서 처음부터 끝까지 챙기기가 생각보다 쉽지 않다는 점입니다. 오피스 빌딩은 저마다 평면과 전용률, 임대료 기준이 다르고 공실 현황도 계속 바뀌기 때문에, 기본 지식을 갖춘 상태에서 경험 많은 임대에이전트의 도움을 받는 것이 시행착오를 줄이는 가장 현실적인 방법입니다.

무엇보다 중요한 것은 충분한 시간을 확보하는 것입니다. 빌딩을 조사하고, 현장을 둘러보고, 임대차 조건을 협의하기까지의 과정을 생각하면 사무실 찾기는 결코 짧은 프로젝트가 아닙니다. 계약 만기가 임박해서 서두르기보다는 여유를 두고 미리 준비를 시작하는 것이, 결국 회사에 가장 잘 맞는 사무실을 찾는 지름길이 될 것입니다.